En tant que pro vous pouvez recevoir jusqu’à 300 mails par jour . Que ce soit de la part de vos collaborateurs directs, de vos prestataires ou de personnes vous démarchant, ces mails remplissent votre messagerie électronique à vitesse grand V.  Il est donc important que vous puissiez trier ces mails de manière optimale afin de ne pas vous sentir trop vite submergé.

Le Blog Ciel Telecom vous donne aujourd’hui deux règles essentielles inspirées de théories développées par des professionnels de l’e-mail, pour gérer au mieux vos correspondances électroniques.

1-Règle numéro 1 : ne pas répondre instantanément à vos mails.

Répondre dans la seconde aux mails qui vous sont envoyés ne fera pas de vous une personne efficace. Au contraire, bien souvent, répondre vite à un mail vous fera perdre en productivité puisque cela vous oblige bien souvent à interrompre votre travail pour le faire et donc à vous déconcentrer. Il est  plus difficile après de se replonger dans la tâche interrompue

Alors pour ne pas vous sentir obligé de répondre aux mail très vite, voici la marche à suivre :

– désactiver les notifications

– travailler messagerie électronique fermée comme le suggère Sylvie Azoulay Bismuth, auteur du live « Etre un pro de l’email ». « Je conseille de travailler boîte électronique fermée et de consulter ses emails à heures fixes (par exemple : en arrivant, vers 11h, 14h et 16h) ou à chaque fois que l’on termine une tâche avant d’en commencer une autre. Ceci afin de ne pas se déconcentrer en permanence. »

– traiter ses e-mails par lots

2-Règle numéro 2 : trier ses mails

Aujourd’hui la plupart des boites mails permettent de filtrer vos mails de manière intelligente et systématique.

Ainsi, il est important que votre boite mail principale ne contienne que les messages importants et que les messages secondaires soient dans des dossiers de second plan que vous consulterez de manière occasionnelle et non systématique . Yan Guéguan, ancien rédacteur en chef de Rue89 et blogueur (Dans mon Labo)  , vous conseille : ‘En général, on garde souvent trop de messages. C’est vous qui devez décider quels messages vous allez recevoir. Ne vous laissez pas envahir. Vous devez garder un contrôle absolu sur ce point, c’est le plus important’ 

Mathieu Stefani, entrepreneur, va même jusqu’à suggérer ‘Quand je suis en copie, je considère que c’est un email « pour info », j’ai d’ailleurs créé un label éponyme. Si ces mails ne nécessitent pas forcément de réponse, ils ne doivent surtout pas polluer la boîte de réception principale.’

Toute l’équipe du blog Ciel Telecom espère que ces précieux conseils vous aideront à mieux aménager votre temps de travail.

Bonne journée !